Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

2. Rekisterin nimi

Autokoulu Pasilan asiakasrekisteri ja oppilasrekisteri.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

• Autokoulukurssin järjestäminen ja opetuksen toteuttaminen
• Ajokorttikoulutukseen liittyvien lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen (mm. ilmoitukset Traficomille ja Ajovarmalle)
• Asiakassuhteen hoitaminen, laskutus ja maksujen seuranta
• Ajotuntien ja teoriatuntien varaaminen ja hallinnointi
• Yhteydenottoihin ja tiedusteluihin vastaaminen
• Palveluidemme kehittäminen

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on sopimuksen täytäntöönpano (kurssille ilmoittautuminen), lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen (ajokorttilaki, kuljettajantutkintolaki) sekä rekisterinpitäjän oikeutettu etu (asiakaspalvelu ja viestintä).

4. Käsiteltävät henkilötiedot

Keräämme ja käsittelemme seuraavia henkilötietoja:

• Nimi, syntymäaika ja henkilötunnus
• Yhteystiedot: osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
• Ajokorttitiedot ja mahdolliset aiemmat ajokorttiluokat
• Oppilaan koulutuksen etenemiseen liittyvät tiedot (suoritetut teoria- ja ajotunnit, koesuoritukset)
• Laskutus- ja maksutiedot
• Mahdolliset terveystiedot, jos ne ovat ajokortin suorittamisen kannalta välttämättömiä (esim. lääkärintodistus)
• Ilmoittautumislomakkeella tai muulla tavoin annetut tiedot

5. Tietolähteet

Henkilötiedot kerätään pääasiassa rekisteröidyltä itseltään ilmoittautumisen, kurssin suorittamisen ja asioinnin yhteydessä. Tietoja voidaan lisäksi saada Traficomin ja Ajovarman järjestelmistä lakisääteisten velvoitteiden puitteissa.

6. Henkilötietojen luovuttaminen ja siirtäminen

Henkilötietoja luovutetaan seuraaville tahoille silloin, kun se on lakisääteistä tai palvelun toteuttamiseksi välttämätöntä:

• Traficom – ajokorttilupahakemukset ja oppilasrekisteri-ilmoitukset
• Ajovarma Oy – teoria- ja ajokoevaraukset
• Ajoharjoitteluradat (esim. UAR, Vantaa) – liukasrataharjoittelun varaukset
• Kirjanpitäjä – laskutus- ja maksutiedot kirjanpitolain mukaisesti

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille markkinointitarkoituksiin.

7. Henkilötietojen käsittelijät (ulkopuoliset palveluntarjoajat)

Käytämme toiminnassamme ulkopuolisia palveluntarjoajia, jotka käsittelevät henkilötietoja puolestamme. Nämä palveluntarjoajat toimivat henkilötietojen käsittelijöinä, ja olemme varmistaneet sopimuksin, että ne käsittelevät tietoja tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti.

• Asiakaspalvelujärjestelmä – asiakaspalvelun hoitamiseen käytettävä järjestelmä, jossa käsitellään asiakkaiden yhteystietoja ja yhteydenottoja
• Kirjanpitopalvelu – ulkopuolinen tilitoimisto vastaa kirjanpidosta, jossa käsitellään laskutus- ja maksutietoja kirjanpitolain mukaisesti

Palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja ainoastaan Autokoulu Pasilan antamien ohjeiden mukaisesti eikä niillä ole oikeutta käyttää tietoja omiin tarkoituksiinsa. Olemme sopineet kunkin palveluntarjoajan kanssa tietosuoja-asetuksen edellyttämät tietojenkäsittelysopimukset.

8. Henkilötietojen säilytysaika

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin se on käsittelyn tarkoituksen kannalta tarpeellista tai lainsäädäntö sitä edellyttää:

• Oppilasrekisterin tiedot säilytetään ajokorttilain ja Traficomin ohjeiden mukaisesti
• Kirjanpitoaineisto säilytetään kirjanpitolain edellyttämän ajan (6 vuotta tilikauden päättymisestä)
• Yhteydenottolomakkeiden tiedot poistetaan, kun yhteydenotto on käsitelty, ellei niistä synny asiakassuhdetta

9. Rekisterin suojaus

Henkilötietojen suojaamiseksi käytämme asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä:

• Sähköisesti tallennettuja tietoja suojataan käyttäjätunnuksin, salasanoin ja palomuurein
• Fyysisesti tallennettuja asiakirjoja säilytetään lukituissa tiloissa
• Henkilötietoihin pääsy on rajoitettu vain niille henkilöille, joiden työtehtävät sitä edellyttävät

10. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on EU:n tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet henkilötietoihisi liittyen:

• Tarkastusoikeus – oikeus saada tietää, mitä henkilötietoja sinusta on tallennettu
• Oikeus tietojen oikaisemiseen – oikeus vaatia virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista
• Oikeus tietojen poistamiseen – oikeus pyytää tietojesi poistamista, ellei säilyttämiseen ole lakisääteistä perustetta
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen – oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista tietyissä tilanteissa
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen – oikeus saada tietosi koneluettavassa muodossa
• Vastustamisoikeus – oikeus vastustaa tietojen käsittelyä oikeutetun edun perusteella

Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen info [at] autokoulupasila.fi tai käymällä toimistollamme. Vastaamme pyyntöösi 30 päivän kuluessa.

Mikäli koet, että henkilötietojesi käsittely ei ole asianmukaista, sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle:

11. Evästeet

Verkkosivustomme voi käyttää evästeitä (cookies) sivuston toiminnan parantamiseksi ja käyttökokemuksen kehittämiseksi. Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka tallennetaan laitteellesi. Välttämättömät evästeet mahdollistavat sivuston perustoiminnallisuuden. Voit hallinnoida evästeasetuksiasi selaimesi asetuksista.

12. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Pidätämme oikeuden päivittää tätä tietosuojaselostetta. Olennaisista muutoksista ilmoitetaan verkkosivuillamme. Suosittelemme tarkistamaan selosteen säännöllisesti.